Pierwsze dni w nowej pracy to czas pełen oczekiwań, ale też niepewności. Nowy pracownik poznaje zespół, obowiązki, narzędzia i zasady funkcjonowania organizacji. Jednocześnie zaczyna weryfikować, czy rzeczywistość odpowiada temu, co usłyszał podczas rekrutacji. Jeśli pojawiają się rozbieżności, początkowy entuzjazm może szybko ustąpić miejsca rozczarowaniu, a nawet decyzji o odejściu.
Dlatego skuteczny onboarding pracownika nie powinien ograniczać się do pierwszego dnia pracy czy przekazania dokumentów kadrowych. To przemyślany proces, który rozpoczyna się jeszcze przed zatrudnieniem i pomaga nowej osobie stopniowo osiągać samodzielność.
O tym, dlaczego kandydaci i nowi pracownicy tak szybko rezygnują z zatrudnienia, jakie koszty ponoszą z tego powodu organizacje oraz jak poprawiać candidate experience i onboarding, Paulina Mazur rozmawia z Mają Gojtowską w podcaście „HR jak Relacje”.
Czym jest onboarding pracownika i dlaczego zaczyna się już podczas rekrutacji?
„My w procesie rekrutacyjnym składamy pracownikowi ofertę, on ją przyjmuje i potem z każdym dniem pracy on otrzymuje nowe informacje”.
Maja Gojtowska
Onboarding pracownika to proces wprowadzania nowo zatrudnionej osoby do organizacji, zespołu i obowiązków zawodowych. Jego celem jest nie tylko przekazanie niezbędnej wiedzy, ale również zbudowanie relacji, wyjaśnienie oczekiwań i przygotowanie pracownika do samodzielnego wykonywania zadań. Choć onboarding kojarzy się przede wszystkim z pierwszymi dniami zatrudnienia, doświadczenie nowego pracownika kształtuje się znacznie wcześniej.
Już podczas rekrutacji kandydat dowiaduje się, jakie będą jego zadania, z kim będzie współpracować, jak wygląda kultura organizacyjna i jakie możliwości rozwoju oferuje firma. Na tej podstawie podejmuje decyzję o przyjęciu oferty. Ten etap jest częścią candidate experience, czyli doświadczeń i opinii, które kandydat buduje w kontakcie z potencjalnym pracodawcą.
Problem pojawia się wtedy, gdy obietnice składane podczas rekrutacji nie znajdują potwierdzenia w codziennej pracy. Kandydat, któremu obiecano samodzielność, może odkryć, że każda decyzja wymaga kilku poziomów akceptacji. Osoba zachęcona możliwościami rozwoju może zorientować się, że firma nie ma na nie konkretnego planu. Pracownik każdego dnia weryfikuje obietnicę złożoną mu podczas rekrutacji. Jeśli przez dłuższy czas dostrzega rozbieżność między oczekiwaniami a rzeczywistością, może zacząć rozważać zmianę pracy.
Dlatego podstawą skutecznego wdrożenia jest uczciwa komunikacja jeszcze na etapie poszukiwania kandydatów.
Rekrutacja pracownika – jak nie składać obietnic bez pokrycia?
Dobrze zaplanowany onboarding zaczyna się od realistycznego przedstawienia stanowiska. Ogłoszenia rekrutacyjne często zawierają ogólne sformułowania: „przyjazna atmosfera”, „dynamiczny zespół”, „atrakcyjne warunki zatrudnienia” czy „możliwości rozwoju”. Problem polega na tym, że każdy kandydat może rozumieć je inaczej.
Zamiast obiecywać możliwość rozwoju, warto wyjaśnić, jakie szkolenia są dostępne, czy firma finansuje certyfikacje i jak może wyglądać ścieżka awansu. Zamiast zapewniać o przyjaznej atmosferze, lepiej pokazać zespół, przyszłego przełożonego i sposób codziennej współpracy.
„Ja jestem zwolenniczką tezy, że ogłoszenia o pracę powinny być długie. Powinno być kompleksowe. Powinno odpowiadać na wszystkie potencjalne pytania, które kandydat ma w głowie”.
Maja Gojtowska
Dobre ogłoszenie powinno odpowiadać na najważniejsze pytania kandydata:
- Jakie zadania będę wykonywać na co dzień?
- Z jakich narzędzi i systemów będę korzystać?
- Z kim będę współpracować i komu raportować?
- Jakie wyzwania czekają mnie na stanowisku?
- Jakich kompetencji firma rzeczywiście oczekuje?
- Jak będzie wyglądało moje wdrożenie?
Ważne jest również jasne przedstawienie warunków wynagrodzenia i zasad współpracy. Im bardziej konkretna komunikacja, tym łatwiej kandydatowi ocenić, czy oferta odpowiada jego potrzebom. Firma z kolei ogranicza ryzyko zatrudnienia osoby, której oczekiwania znacząco rozmijają się z realiami stanowiska.
Onboarding krok po kroku – jak zaplanować wdrożenie nowego pracownika?
Skuteczne wdrożenie nie jest pojedynczym wydarzeniem. Obejmuje kilka etapów, z których każdy odpowiada na inne potrzeby pracownika.
Krok 1. Preboarding – zadbaj o pracownika jeszcze przed pierwszym dniem
Preboarding to działania podejmowane między przyjęciem oferty pracy a rozpoczęciem zatrudnienia. To szczególnie ważny moment, ponieważ brak kontaktu ze strony przyszłego pracodawcy może wzmacniać niepewność kandydata. Zdarza się, że osoba, która zaakceptowała ofertę, ostatecznie nie pojawia się pierwszego dnia pracy.
Dlatego warto wykorzystać ten czas na budowanie relacji i przygotowanie nowego pracownika do rozpoczęcia współpracy.
Co można zrobić na etapie preboardingu?
- Przesłać wiadomość powitalną i plan pierwszego dnia.
- Przekazać informacje organizacyjne dotyczące miejsca i godziny rozpoczęcia pracy.
- Przygotować sprzęt, dostęp do systemów oraz niezbędne dokumenty.
- Przedstawić przyszłego przełożonego lub osobę wspierającą wdrożenie.
- Utrzymywać kontakt z kandydatem i odpowiadać na jego pytania.
Warto, żeby w komunikację zaangażował się także bezpośredni przełożony. Osobisty kontakt pomaga budować relację, zanim jeszcze pracownik pojawi się w firmie.
Krok 2. Pierwszy dzień pracy – nie przeciążaj nowej osoby informacjami
Pierwszy dzień w nowej organizacji bywa intensywny emocjonalnie. Ekscytacja miesza się ze stresem, a konieczność poznania wielu nowych osób i zasad wymaga dużego wysiłku. Tymczasem w niektórych firmach pierwszy dzień oznacza wielogodzinne prezentacje, szkolenia i przekazywanie ogromnej ilości informacji.
Takie podejście niekoniecznie pomaga pracownikowi lepiej odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Zamiast próbować przekazać całą wiedzę w ciągu kilku godzin, warto wybrać informacje niezbędne na początek, a pozostałe rozłożyć na kolejne dni.
Dobrze zaplanowany pierwszy dzień powinien uwzględniać:
- powitanie i przedstawienie zespołu,
- spotkanie z przełożonym,
- omówienie planu wdrożenia,
- poznanie najważniejszych zasad organizacyjnych,
- czas na pytania i spokojne oswojenie się z nowym środowiskiem.
Niekiedy duże znaczenie mają proste rozwiązania, takie jak identyfikatory z imionami podczas spotkania nowych pracowników czy wspólny lunch z zespołem. Ważne, żeby nowa osoba od początku wiedziała, do kogo może zwrócić się po pomoc.
Krok 3. Wdrożenie do organizacji – pokaż, jak naprawdę działa firma
Poznanie organizacji nie kończy się wraz z pierwszym dniem pracy. Nowy pracownik musi zrozumieć nie tylko formalne procedury, ale również codzienne zasady współpracy. Dla osób pracujących w firmie od lat wiele rzeczy jest oczywistych. Dla kogoś, kto dopiero dołączył, mogą być zupełnie niezrozumiałe.
Jak przebiega komunikacja między działami? W jakich sytuacjach należy kontaktować się z przełożonym? Gdzie znajdują się potrzebne materiały? Jak podejmowane są decyzje?
Nie warto zakładać, że pracownik sam domyśli się odpowiedzi.
Pomocne mogą być baza wiedzy, krótkie instrukcje, lista najważniejszych kontaktów czy spotkania z przedstawicielami innych zespołów. Celem tego etapu jest stopniowe poznawanie kultury organizacyjnej i zasad współpracy, które pozwolą pracownikowi sprawniej poruszać się w firmie.
Krok 4. Wdrożenie stanowiskowe – jasno określ zadania i oczekiwania
Jednym z najważniejszych elementów onboardingu jest przygotowanie pracownika do wykonywania obowiązków na konkretnym stanowisku. Nie wystarczy przekazać mu zakresu obowiązków i dostępu do firmowych narzędzi. Nowa osoba powinna rozumieć, jakie rezultaty ma osiągać, jakie są priorytety i po czym będzie oceniana jej praca.
Dobry plan wdrożenia stanowiskowego powinien obejmować:
- wyjaśnienie najważniejszych zadań i odpowiedzialności,
- szkolenie z wykorzystywanych narzędzi,
- określenie celów na pierwsze tygodnie i miesiące,
- wskazanie osób, które mogą wspierać pracownika,
- stopniowe zwiększanie samodzielności.
Warto również zadbać o przestrzeń do zadawania pytań i popełniania błędów, które są naturalną częścią procesu uczenia się.
Popularna metoda „rzucenia na głęboką wodę” nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Samodzielność może być ważną wartością organizacji, ale pracownik powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje, i mieć dostęp do narzędzi, które pozwolą mu sprostać tym wymaganiom.
Krok 5. Pierwsze tygodnie pracy – wspieraj, zamiast oczekiwać natychmiastowej samodzielności
Początkowy entuzjazm związany z nową pracą nie trwa wiecznie. Po kilku tygodniach pracownik zaczyna lepiej rozumieć skalę obowiązków, ale nie zawsze posiada jeszcze kompetencje, które pozwalają mu wykonywać je bez wsparcia. Może wtedy pojawić się frustracja, niepewność czy poczucie, że nie radzi sobie wystarczająco dobrze.
To ważny moment dla przełożonego.
Regularne spotkania, omawianie postępów i wspólne rozwiązywanie problemów pomagają przejść przez trudniejszy etap wdrożenia. Warto pamiętać, że onboarding nie jest procesem jednostronnym. Pracodawca odpowiada za stworzenie warunków do nauki, ale pracownik również powinien aktywnie uczestniczyć we wdrożeniu, zadawać pytania i korzystać z dostępnych materiałów.
Krok 6. Feedback – sprawdzaj, czy onboarding rzeczywiście działa
Ostatnim elementem skutecznego wdrożenia jest systematyczne zbieranie informacji zwrotnych.
Nie warto czekać do zakończenia okresu próbnego, żeby dowiedzieć się, że pracownik od początku nie rozumiał swoich zadań albo miał trudności z uzyskaniem wsparcia.
Dobrym rozwiązaniem są krótkie rozmowy po pierwszym dniu, tygodniu i miesiącu pracy, a także podsumowanie kolejnych etapów onboardingu.
Przełożony może zapytać:
- Czy wiesz, czego się od Ciebie oczekuje?
- Czy masz dostęp do potrzebnych informacji i narzędzi?
- Co sprawia Ci obecnie największą trudność?
- Jakiego wsparcia potrzebujesz?
- Co moglibyśmy poprawić w procesie wdrożenia?
Takie rozmowy pomagają nie tylko nowemu pracownikowi. Dostarczają również informacji, dzięki którym organizacja może doskonalić onboarding kolejnych osób.
Najczęstsze błędy podczas onboardingu nowych pracowników
Nawet firmy posiadające formalny proces wdrożenia mogą popełniać błędy, które wpływają na doświadczenie nowo zatrudnionych osób.
Do najczęstszych należą:
1. Rozbieżność między rekrutacją a rzeczywistością. Pracownik otrzymuje inne zadania, warunki lub możliwości niż te przedstawione podczas rozmów rekrutacyjnych.
2. Nadmiar informacji pierwszego dnia. Zbyt duża liczba szkoleń i prezentacji utrudnia zapamiętywanie najważniejszych treści.
3. Brak wdrożenia stanowiskowego. Nowa osoba zna podstawowe procedury, ale nie rozumie swoich celów i odpowiedzialności.
4. Przerzucenie całej odpowiedzialności na HR. Dział personalny koordynuje proces, ale bez zaangażowania bezpośredniego przełożonego trudno skutecznie wdrożyć pracownika w codzienne obowiązki.
5. Brak regularnego kontaktu. Problemy nowej osoby pozostają niezauważone aż do momentu, w którym zaczyna ona rozważać odejście.
Warto też pamiętać, że wdrożenie wymaga czasu od całego zespołu. Jeśli menedżer nie zaplanuje tego obciążenia, doświadczeni pracownicy mogą traktować wspieranie nowej osoby jako dodatkowy obowiązek utrudniający wykonywanie ich własnych zadań.
Ile kosztuje nieskuteczny onboarding i szybka rotacja pracowników?
Odejście pracownika w pierwszych miesiącach zatrudnienia oznacza dla firmy znacznie więcej niż konieczność ponownej publikacji ogłoszenia.
Na całkowity koszt składają się między innymi:
- czas pracy rekruterów i menedżerów uczestniczących w rekrutacji,
- koszty ogłoszeń, testów i narzędzi rekrutacyjnych,
- przygotowanie stanowiska oraz zakup sprzętu,
- szkolenia i czas poświęcony na wdrożenie,
- niższa efektywność pracownika w początkowym okresie,
- czas i zaangażowanie pozostałych członków zespołu,
- koszt błędów oraz ponownego uruchomienia rekrutacji.
Jednym ze sposobów szacowania kosztów odejścia nowo zatrudnionej osoby jest model opracowany przez Gamfi, zgodnie z którym strata może sięgać nawet siedmiokrotności miesięcznego wynagrodzenia. Przykładowo, przy pensji w wysokości 10 000 zł brutto oznaczałoby to potencjalny koszt rzędu 70 000 zł. Gdy w podobnym czasie odejdą trzy osoby, szacowana kwota wzrośnie do 210 000 zł.
Nie jest to jednak uniwersalny koszt każdej rezygnacji. Rzeczywiste wydatki zależą między innymi od stanowiska, długości wdrożenia i sposobu organizacji pracy.
Istotne jest także to, że wiele kosztów onboardingu pozostaje niewidocznych w firmowych budżetach. Czas menedżera, spadek produktywności zespołu czy konieczność poprawiania błędów rzadko są ujmowane jako jedna pozycja. Dlatego warto monitorować nie tylko ogólny poziom rotacji, lecz także odejścia w pierwszych trzech, sześciu i dwunastu miesiącach zatrudnienia oraz czas potrzebny nowym pracownikom do osiągnięcia samodzielności.
Jak poprawić onboarding pracowników? Trzy najważniejsze rekomendacje
Skuteczny onboarding nie musi oznaczać rozbudowanych platform szkoleniowych czy kosztownych programów wdrożeniowych. Czasem największą zmianę przynoszą proste działania, które odpowiadają na rzeczywiste potrzeby pracowników.
Po pierwsze: sprawdź, jak wygląda wdrożenie stanowiskowe. Czy pracownicy znają swoje cele i wiedzą, jak wykonywać zadania? Czy mają zapewnione wsparcie i możliwość uczenia się?
Po drugie: przyjrzyj się pierwszemu dniu pracy. Zamiast oceniać wyłącznie realizację harmonogramu szkoleń, sprawdź, jak czuje się nowa osoba. Czy wie, gdzie szukać pomocy? Czy otrzymała najważniejsze informacje?
Po trzecie: korzystaj z doświadczeń niedawno zatrudnionych pracowników. Zapytaj osoby, które dołączyły do firmy w ciągu ostatniego roku, co pomogło im się wdrożyć, a co stanowiło największą trudność.
Takie informacje mogą okazać się cenniejsze niż kolejne procedury tworzone bez udziału osób, które faktycznie przez proces onboardingu przeszły.
Skuteczny onboarding to inwestycja w długofalową współpracę
„Obiecujcie to, co potraficie dostarczyć. Tylko tyle i aż tyle, bo to nie ma co malować trawy na zielono”.
Paulina Mazur
Dobry onboarding nie polega na tym, żeby jak najszybciej przeprowadzić pracownika przez listę formalności. Jego celem jest stworzenie warunków, w których nowa osoba rozumie swoją rolę, otrzymuje potrzebne wsparcie i stopniowo staje się samodzielnym członkiem zespołu. Warto przy tym pamiętać, że doświadczenie pracownika nie zaczyna się pierwszego dnia w biurze. Buduje się już podczas rekrutacji, a następnie jest weryfikowane na każdym kolejnym etapie współpracy.
Posłuchaj całej rozmowy
Dlaczego nowi pracownicy odchodzą, zanim na dobre odnajdą się w organizacji? Jakie błędy popełniają pracodawcy podczas rekrutacji i onboardingu? W podcaście „HR jak Relacje” Paulina Mazur rozmawia z Mają Gojtowską, ekspertką employer brandingu i candidate experience, o niespełnionych obietnicach rekrutacyjnych, kosztach szybkiej rotacji oraz sposobach na skuteczne wdrażanie nowych pracowników.
Obejrzyj cały odcinek i poznaj praktyczne wskazówki, które pomogą Ci budować lepsze doświadczenia kandydatów i pracowników.
Odcinek znajdziesz na platformach:
Najczęstsze pytania o onboarding i rekrutację pracowników
Ile trwa onboarding nowego pracownika?
Czas onboardingu zależy od stanowiska, zakresu obowiązków i stopnia złożoności organizacji. W wielu firmach obejmuje pierwsze trzy miesiące pracy, jednak w przypadku bardziej wymagających ról może trwać dłużej. Ważniejsze od sztywnego terminu jest osiągnięcie przez pracownika samodzielności i zrozumienie jego zadań.
Kto odpowiada za onboarding pracownika?
Za koordynację procesu może odpowiadać dział HR, ale kluczową rolę w praktycznym wdrożeniu odgrywa bezpośredni przełożony. To on pomaga określić cele, organizuje wdrożenie stanowiskowe i wspiera pracownika w pierwszych tygodniach.
Czym różni się preboarding od onboardingu?
Preboarding obejmuje działania podejmowane przed pierwszym dniem pracy, po przyjęciu oferty zatrudnienia. Onboarding to szerszy proces, którego celem jest przygotowanie pracownika do funkcjonowania w organizacji i samodzielnego wykonywania obowiązków.
Jakie są najważniejsze etapy onboardingu?
Do najważniejszych etapów należą preboarding, pierwszy dzień pracy, wdrożenie organizacyjne, wdrożenie stanowiskowe, wsparcie w pierwszych tygodniach oraz regularne zbieranie feedbacku.
Jak mierzyć skuteczność onboardingu?
Warto analizować satysfakcję nowych pracowników, czas potrzebny do osiągnięcia samodzielności, realizację celów wdrożeniowych oraz rotację w pierwszych miesiącach zatrudnienia. Takie dane pozwalają ocenić, czy onboarding rzeczywiście przygotowuje pracowników do pracy.