Wrócić czy nie wrócić? Oto jest pytanie. Kto na home office zostanie? 🧐Czy wrócimy do „normalności”? Jak zorganizować powrót pracowników do biur? A może firmy zdecydują się na przedłużenie pracy zdalnej? Co robi Twitter, Google, Facebook? Jak wracają do „normalności” pracodawcy w Polsce?
Praktyki pracodawców w powrotach (lub nie) do biur. Czy przedłużymy czas pracy zdalnej?
Według Aon*, co piąty z nas przy pracy zdalnej pracuje więcej godzin i jest przy tym bardziej produktywny. To, że pracujemy więcej godzin mnie nie dziwi. Czy jesteśmy bardziej produktywni?
Według badania Future Business Institute** 75% z nas uważa, że po pandemii (nie wiemy jeszcze w sumie kiedy to będzie…) praca zdalna powinna być połączona z trybem pracy biurowej. Ponad połowa z nas odczuła, że w trakcie lockdownu najtrudniejsze było podtrzymanie „ducha zespołu”, komunikacji, relacji. Nie chcemy jednak rezygnować z pracy biurowej, bo za sobą tęsknimy;-)
Post na Linkedin od Aon*
Globalni pracodawcy stawiają na home-office. Biura otwarte, ale wraca ten kto chce.
Twitter zatłitował 12 maja informację o tym, że tryb home-office przedłuża swoim pracownikom na zawsze. Wiadomość została oficjalnie potwierdzona mediom oraz opublikowana na blogu***. Twitter szczyci się tym, że dzięki rozproszonej strukturze i wsparciu jakie oferuje pracownikom – zachęca do pracy zdalnej od 2 marca 2020, dziś firma funkcjonuje zdalnie bez zakłóceń.
Poza kilkoma wyjątkami, biura nie będą otwarte przed wrześniem 2020. Nie zostaną wznowione podróże służbowe (przed wrześniem).
Twitter otworzy biura, ale to pracownicy zdecydują czy, kiedy i czy w ogóle do biur powrócą. Informacji towarzyszy hashtag #LoveWhereverYouWork
Update: komunikaty dotyczące pozostania na home-office dotyczą już nawet takich terminów jak koniec 2021 roku.
blog Twitter.com
Google i Facebook zamknięte do 2021 roku.
Google ogłosił pracę w trybie home-office do 2021 roku. Jeśli lokalne władze pozwolą wybrane biura będą się otwierały w czerwcu, ale pracownicy mają możliwość pracy zdalnej do końca roku. Kampusy Google znane z wielu udogodnień i atrakcji dla pracowników (m.in.rowery, pralnie, siłownie, boiska do gry, i inne) pozostaną zamknięte do końca roku. A może nawet i dłużej.
Giganci techniczni z Doliny Krzemowej i Seattle, jak Facebook, Spotify, Slack podjęli podobne decyzje. Pracownicy mają możliwość wyboru pracy zdalnej do końca roku. Amazon umożliwia pracę z domu do końca października. Biura mogą zostać otwarte, ale rekomendacja brzmi, aby wybierać home-office. (więcej przykładów tu).
Podobne rozwiązanie stosuje już wielu pracodawców w Polsce.
Polski gigant technologiczny firma Asseco też pracuje na home - office.
Największy pracodawca IT w Polsce, firma Asseco, w 95% jest w trybie zdalnym. Są jednak takie stanowiska pracy i funkcje, gdzie niemożliwe było przejście na pełny home office, jak chociażby nadzorowanie pracy serwerowni. Tam zastosowano pracę zmianową.
Eksperci Asseco realizują również wizyty u klientów, prowadząc nadzór nad działalnością krytycznych systemów z punktu widzenia funkcjonowania państwa. Firma uruchomiła szereg bezpłatnych działań wdrożeniowych dla szpitali, mających na celu dostosowanie ich systemów informatycznych do potrzeb obsługi pacjentów zagrożonych pandemią. Ale poza tym, firma nie planuje, póki co, powrotu do biur i rekomenduje pracę zdalną.
Pracodawca dostrzegł, że nie każdy pracownik może, ale też nie każdy chce kontynouować pracę z domu. Ci, którzy nie mają komfortowych warunków do pracy zdalnej mogą korzystać z biura oraz sprzętu. Biuro jest otwarte i w wyjątkowych przypadkach pracownicy mogą z biura korzystać. Są przygotowane rekomendacje poruszania się po biurze oraz dbałości o bezpieczeństwo.
Pytanie czy my chcemy wracać do pracy biurowej? Kto najbardziej tęskni za firmową przestrzenią?
Według Hays Poland**** 7 na 10 pracodawców, po opanowaniu pandemiii, planuję otworzyć się bardziej na możliwość pracy zdalnej. Ponad połowa firm deklaruje otwarcie na zatrudnianie pracowników, którzy taka formę preferują. Co może prowadzić do zwiększenia liczby organizacji, które będą funkcjonowały w oparciu o zespoły rozproszone. Podobne wyniki prezentuje pracuj.pl, według których pracownicy posiadający umiejętność pracy zdalnej staną się atrakcyjniejszymi kandydatami.
Według raportu pracuj.pl pt. „Praca w dobie koronawirusa” 90% z nas chce mieć możliwość łączenia pracy biurowej i pracy zdalnej również w przyszłości.
W tym samym czasie doceniliśmy pracę biurową. Ponad połowa z nas uważa, że praca zdalna jest fajna, ale możliwość spotykania się w firmie niesie za sobą również wiele zalet.
Raport pracuj.pl Praca w dobie koronawirusa - screen
Jeśli wracamy to bardzo ostrożnie. Dbamy o poczucie bezpieczeństwa i komfort pracowników, nawet jeśli wprowadzone zasady mogą nie spotkać się z entuzjazmem.
Właścicielka i prezeska firmy MB-Pneumatyka, Małgorzata Bieniaszewska (którą może znacie już z artykułu o komunikacji liderów) nagrała dla pracowników video, które można obejrzeć na Facebooku. Pracownicy wracają do biur, bo jak sami mówią, mają dość izolacji, chcą być razem w biurze, nawet jeśli będzie konieczne zachowanie dystansu.
Wśród wprowadzonych do biura zasad są m.in. dezynfekcja miejsc pracy od razu po przyjściu do biura (biurko, komputer, telefony etc.), w kuchni może przebywać tylko jedna osoba po to, aby przygotować kawę, herbatę, ale nie po to, aby spożywać posiłki (posiłki spożywamy przy biurku). Pracownicy są zobowiązani do utrzymywania 2 metrowej odległości (biurka są rozsunięte i przygotowane dla utrzymania odległości). Prezeska apeluje w video o nie spotykanie się między biurami, o zachowywanie dystansu. Kurierzy nie mają wstępu na teren biura, pozostawiają paczki i przesyłki w specjalnym pomieszczeniu. Wyłączone z użytku są sale konferencyjne.
To jest powrót z dużymi obostrzeniami. Ale one są po to, abyśmy byli zdrowi. Pewnie będzie dziwnie. Znowu się będziemy widzieć. Ale drobny kroczkami wrócimy do normalności.
Jeśli wracamy to dbamy o komunikację do, i dla wszystkich pracowników.
MOWI, firma z branży produkcyjnej zajmująca się przetwórstwem ryb i owoców morza nie zatrzymała się na czas lockdownu. Na produkcji kilka tygodni temu wprowadzono bardzo precyzyjne środki ostrożności, które w swoim video omawiał dla pracowników dyrektor generalny (pisałam o tym tu). Warto dodać, że materiał i zasady na produkcji były komunikowane w trzech językach, tak aby żaden z pracowników nie czuł się pominięty.
Z uwagi na zniesienie ograniczeń rozpoczęły się powroty do biur. Oprócz przygotowania odpowiednich środków dezynfekujących, zadbano o komunikację do pracowników. Przykład plakatu z biura MOWI poniżej.
Jak dba o higienę pracy firma produkująca środki dezynfekujące? Na co zwrócić szczególną uwagę?
W Rzeczpospolitej mogliśmy ostatnio przeczytać o wiceprezesie Medisept, firmy produkującej środki dezynfekujące i zasadach zastosowanych w biurach firmy. Obowiązuje praca rotacyjna, pracownicy są podzieleni na dwa zespoły, zawsze pracujące w tym samym składzie (nie spotykające się ze sobą). Oprócz obowiązku dezynfekcji dłoni przy każdym odejściu biurka, określony zostały też nowe zasady poruszania się po biurze i korzystania z toalet. Cytując Anitę Błaszczak, redaktor Rzeczpospolitej: (artykuł ukazał się tu).
Wiceprezes Mediseptu przypomina, że najsłabszym ogniwem okazuje się często serwis sprzątający – trzeba więc zadbać o to, by podlegał takiemu samemu reżimowi jak pozostali pracownicy i np. zmieniał rękawiczki i ściereczki, przemieszczając się między różnymi częściami biura.
Wracamy bo tęsknimy za sobą czy za sprzętem biurowym?
Pracodawcy pytają pracowników czy chcą wracać do biur. Tak zrobiło m.in. Asseco, które zapytało pracowników jak im się pracuje zdalnie, szacując również możliwości rozwiązań związanych z pracą zdalną w przyszłości.
Przywykliśmy do pracy w domu, uważamy że jesteśmy efektywni również na home-office, doceniamy elastyczność godzin. Jednak największa korzyścią z pracy w domu, według raportu agencji InsightLab, jest oszczędność czasu (m.in. związane z oszczędzonym zatem na dojazdy) – tak deklaruje 75% z nas.
Do biura najbardziej chcą wracać osoby, które nie mają w domu warunków do pracy (Według badania CBRE i Grafton Recruitment***** aż 18% osób narzeka na brak odpowiedniej przestrzeni do pracy w domu) nie czują się home-office komfortowo, albo nie mają np. dobrego łącza internetowego (12% osób narzeka na brak odpowiedniego sprzętu)
Te osoby najbardziej odczuwają chęć powrotu. I to z myślą i nich są dziś otwierane biura. Niektórzy wracają też na chwilę, wizytują, aby nagrać szkolenie, webinar, lub popracować w odmiennym środowisku.
Odwiedziny w biurze i miłe powitania. Czy można umilić pracownikom powrót do biura?
Są też pracodawcy, tacy jak Rossmann, czy wrocławska firma technologiczna LIDEO, którzy przygotowali dla pracowników drobne upominki w biurze. Mała rzecz, a z pewnością wywoła uśmiech. Taki powrót do biura to niemalże okazja na ponowny on-boarding pracowników.
Pojawiły się już posty doceniające tych, dzieli którym organizacja powrotu do biura była możliwa. (poniżej przykład CBRE oraz Sitech). W wielu firmach na powracających pracowników czekały zestawy upominkowe z maseczkami i rękawiczkami (nowy rodzaj gadżetu firmowego;-)
W biurach są oznaczenia, plakaty, naklejki, instrukcje dotyczące zachowania. Poniżej przykład z biura PLAY.
Warto skorzystać z tej niecodziennej sytuacji, aby wywołać uśmiech na twarzach pracowników. Wielu wraca z obawami o bezpieczeństwo swoje i swoich bliskich. Ale też z niecierpliwością czeka na możliwość spotkania ze współpracownikami.
Jak zorganizować powrót do biura wszystkich pracowników? Jak pokonać obawy i przygotować się do nowej "normalności"?
„Powrót do biur” będzie dla pracodawców dużą operacją, wymagającą rozpisania procedur, nowych wytycznych. Zmiany organizacyjne, a także związane z doposażeniem biur, reorganizacją miejsc pracy (przemeblowaniem itp), zapewnieniem odpowiednich środków do dezynfekcji przedłużą czas powrotu do „normalności”.
O czym pamiętać w planowaniu powrotu do „normalności”? Przygotować strategię powrotu, określić, które funkcje biznesowe wymagają powrotu. Może na nowo odpowiedzieć sobie na pytanie po co nam w ogóle biuro? jakie funkcje spełnia i do czego służy organizacji? Następnie określić kto musi wrócić jako pierwszy, a kto może wrócić później? Przygotować się do powrotu etapowo.
Zorganizować jeśli będzie to konieczne przestrzenie biurowe, opisać reguły i zasady postępowania. (przydadzą się konsultacje z epidemiologiem, niezbędna będzie również znajomość bieżących ustaw i rozporządzeń rządowych).
To okazja, ale i konieczność do zaprojektowania na nowo „podróży pracownika do, i po biurze„.
Proces powrotu do biur będzie wymagał wielu rozmów, komunikacji i zrozumienia punktu widzenia pracowników. Obawy związane z powrotem mogą dotyczyć nie samego biura, ale np. dojazdu (komunikacji miejskiej) lub sytuacji rodzinnej (starszy lub chory bliski, z którym mamy częsty kontakt).
Nadal mierzymy się z wyzwaniem opanowania poczucia zagrożenia, które dotknęło nas wszystkich. Jak zaadresować obawy i opór pracowników przed powrotem?
Co mogą zrobić odpowiedzialni pracodawcy? Posłuchać pracowników. Niestety żadne raporty i dane rynkowe nie dadzą pewnej odpowiedzi czy Twoi pracownicy chcą wracać czy nie. Dlatego zapytaj ich o to. Ustal czego potrzebują, aby wrócić do biura.
W sytuacji, w której decyzja o wznowieniu pracy biura zostanie przeforsowana przez zarząd, pomimo głosów obaw pracowników, może mieć konsekwencje w postaci spadku motywacji, zaangażowania, nie wspominając o tym jaki efekt będzie miała na marce pracodawcy.
(Już teraz Gowork odnotowuje dwukrotnie większy ruch niż w ubiegłym roku.) Źle zaplanowane, pochopne lub nie przemyślane powroty do biur mogą odbić się szerokim echem po rynku, nie wspominając o niebezpieczeństwie zachorowań. (nie będą działały na korzyść employer brandingu).
Ale jak w każdej relacji są dwie strony, jest pracodawca i jest pracownik. Liczymy na to, że pracodawca wysłucha obaw pracownika. Ale pamiętajmy też jako pracownicy, aby do sytuacji odnieść się z cierpliwością i zrozumieniem.
Wszyscy robimy to pierwszy raz. Nie unikniemy błędów i pomyłek. Bądźmy wszyscy czujni ale i tolerancyjni. Wszyscy się teraz uczymy pracować trochę „na nowo”. Wspierajmy się w tym procesie.
O czym warto pamiętać gdy mierzymy się z nową normalnością i chcemy wracać do biur?
Co można zrobić, aby powrót do biur spotkał się ze zrozumieniem i poparciem pracowników?
- Zaadresuj obawy. Dowiedz się czego oczekują Twoi pracownicy. Czego się boją i czy są bardziej za czy przeciw. Jeśli są obawy dotyczące powrotu zidentyfikuj je. Zobacz jak możesz je zaadresować, sprawdź jak pracownicy dojeżdżają do biur? Czy dojazd jest bezpieczny?Czy Twoi pracownicy mają w rodzinie osoby chore lub starsze, o które mogliby się bać?
- Jeśli już zadbasz o bezpieczeństwo zadbaj o komunikację, aby pracownicy wiedzieli jakie są procedury, jak rozwiązane zostały ich wątpliwości, jak przygotowane są miejsca pracy. Komunikuj wielokrotnie, odpowiadaj na pytania. Zorganizuj wirtualne spotkania, aby wyjaśnić krok po kroku decyzje, nowe zasady oraz z czego one wynikają. Powtarzaj apel o przestrzenie zasad. Nie strasz, ale wskaż możliwe konsekwencje.
- Sam, bądź najlepszym przykładem. Od zasad bezpieczeństwa nie może być wyjątków. Jeśli wyłączysz sale konferencyjne z użytku to nie po to, aby robić dla kadry zarządzającej wyjątki.
- Reaguj. Wszyscy będziemy uczyć się na nowo pracy w biurach. Dostosowuj się do sytuacji, słuchaj, dopytaj pracowników jak czują się z powrotem, co działa, co nie, poprawiaj procedury, doskonal zasady. Szukaj rozwiązań bezpiecznych dla ludzi.
- Jeśli pewne rozwiązania się sprawdzą, podziel się nimi! Opisz dobre praktyki, aby inni mogli się zainspirować i skorzystać z Twoich doświadczeń.
Wrócić do biura czy nie? dodatkowe materiały, porady, wskazówki i badania w temacie praca zdalna, home-office, powroty do biur.
Źródła i dodatkowe materiały w temacie:
* Linkedin strona oficjalna Aon: https://www.linkedin.com/company/aon/
** Future Business Institute https://futurebusiness.institute/komandosi-pracy-zdalnej-o-polakach-w-czasie-pandemii/
***https://blog.twitter.com/en_us/topics/company/2020/keeping-our-employees-and-partners-safe-during-coronavirus.html
****https://www.pb.pl/praca-w-spolecznej-prozni-na-dluzsza-mete-szkodzi-991151
*****https://biuroprasowe.cbre.pl/95750-organizacja-czasu-pracy-wyzwaniem-pracy-zdalnej-bardziej-doskwiera-nam-tylko-brak-kontaktu-z-innymi
- Raport pracuj.pl „Praca w dobie koronawirusa”
- InsightLab – Badanie Opinii Pracodawców i pracowników na temat funkcjonowania firm w okresie pandemii.
- https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/human-capital/articles/powrot-do-miejsca-pracy-jak-uruchomic-firme.html
Wskazówki od projektanta jak zaplanować biuro „na nowo”
Przykład: jak powrót do biur planuje firma Smart Education
Zachęcam też do obserwowania ekspertów publikujących na Linkedin treści o organizacji biur.
Poradnik Mikomax pt. Smart office Biuro po Pandemii jest dostępny tu https://bit.ly/BiuroPoPandemii
Reimagining the postpandemic workforce – McKinsey Company
NOWOŚĆ: Symulacja on-line dotycząca tego jakiej przestrzeni biurowej teraz potrzebujesz, przygotowana przez Colliers International, dostępna tu
A jeśli masz pytania jak zorganizować komunikację wewnętrzną do pracowników, jak skomunikować się z rynkiem pracy, jak pokazać działania w social mediach zapraszam do kontaktu!